Samochód prywatny pracownika w firmie

poniedziałek, 06 września 2010 12:31

Bardzo często spotykamy się z sytuacją, że pracownicy na zlecenie pracodawcy wykorzystują swoje samochody prywatne do celów służbowych. Zachęcamy do zapoznania się z praktycznymi wskazówkami dotyczącymi prawidłowego ewidencjonowania takich podróży, aby stanowiły one koszt uzyskania przychodu pracodawcy.
WYJAZDY LOKALNE
Rozliczenie kosztów podróży lokalnych odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej
o używanie pojazdu do celów służbowych zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Pracodawca ma możliwość zwrotu kosztów takiego wyjazdu w dwojaki sposób:
1.    zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu
2.    zwrot kosztów na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu.
Miesięczny ryczałt
Obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu km na jazdy lokalne. Przy tego typu rozliczeniu pracownik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:
- dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 PLN,
- dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 PLN.
Stawki miesięcznego limitu przebiegu km zależą od liczby mieszkańców w gminie lub mieście i wynoszą:
- 300 km dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km dla miejscowości powyżej 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km dla miejscowości powyżej 500 tys. mieszkańców.
Przykład:
Pracownik wykorzystuje samochód prywatny marki Ford Kuga o pojemności skokowej silnika 2000 cm3  do celów służbowych w jazdach lokalnych po mieście Krakowie. Ile wynosi ryczałt miesięczny?
Ryczałt wyliczamy wg wzoru:
Stawka za 1 km przebiegu x limit przebiegu = 0,8358 x 700 = 585,06 zł.
Wypłata ryczałtu następuje na podstawie oświadczenia pracownika, które składa on pracodawcy co miesiąc.
Uwaga: Jeżeli w danym miesiącu pracownik przebywał na urlopie, zwolnieniu, w delegacji itp. ryczałt obniża się o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy.
Rozliczenie według kilometrów
Rozliczenie tego rodzaju odbywa się na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów ustalonych w oparciu o prowadzoną przez pracownika ewidencję przebiegu pojazdu, który co miesiąc przedstawia ją pracodawcy. Na tej podstawie pracownik otrzymuje zwrot kosztów podróży służbowych.
WYJAZDY LOKALNE A PRZYCHÓD PRACOWNIKA
W przypadku zwrotów kosztów przejazdu w tzw. jazdach lokalnych zarówno w formie ryczałtu jak i na podstawie faktycznej liczby przejechanych kilometrów, wypłacone kwoty są kosztem pracodawcy, ale są równocześnie przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu. Korzyścią jest to, że nie są one objęte składkami na ubezpieczenia społeczne.
DELEGACJE
W sytuacji, gdy pracownik wyjeżdża służbowo swoim samochodem poza stałe miejsce zatrudnienia, czyli na delegację, przysługują mu zwrot kosztów podróży służbowej (delegacji). Rozliczenie kosztów takiego wyjazdu odbywa się na druku Polecenie wyjazdu służbowego.
Istotną informacją jest określenie środka transportu. Jeżeli jest to samochód pracownika, należy podać oprócz marki i numeru rejestracyjnego samochodu, adnotację „ wyrażam zgodę”. Takie polecenie wyjazdu powinien podpisać pracodawca.
Pracownik wypełnia także część druku nazwaną „Rachunek Kosztów Podróży”, gdzie wpisuje skąd wyjechał, o której godzinie, itd.
W kosztach przejazdu wpisuje kwotę, która wynika z ilości przejechanych kilometrów przemnożonej przez stawkę za 1 km kilometr, zgodnie z wytycznymi podanym powyżej.
Wg druku wyliczona zostanie kwota zwrotu za przejazd własnym samochodem. Trzeba też ustalić, czy pracownikowi nie przysługuje dieta z tytułu delegacji.

Wysokość diety obliczana jest wg wskaźników:

DLACZEGO DELEGACJA?
 Są dwa powody ;
1)    przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów podróży, jeżeli jeżeli taką odbywa pracownik,
2)    zwrot kosztów podróży, czyli tzw. delegacje są zwolnione z podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne, a są kosztem uzyskania przychodu u pracodawcy.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i rowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Opracowanie:
Halina Garbacik – Doradca podatkowy
tel. 12 260 98 50